Email matias@matter.fi Soita +358 40 709 6651

Hyvän webinaarin anatomia

Webinaarien suosio on kasvanut räjähdysmäisesti viime vuosina. Yhä useampi yritys hyödyntää webinaareja omassa markkinoinnissaan ja myös yritysten omalle henkilöstölle tai muille sidosryhmille suunnatut webinaarit ovat yleistyneet.

Kokosimme tähän artikkeliin konkreettisia vinkkejä webinaarin suunnitteluun ja järjestämiseen.

 

1. Ennen webinaaria

Valmistele ja suunnittele huolella

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Päätä webinaarin aihe. Mieti mistä liiketoimintaasi liittyvästä aiheesta kohderyhmäsi voisivat olla kiinnostuneita. Voit myös kysyä asiakkailtasi mielipiteitä. Näin varmistat, että webinaarin teema puhuttelee niitä, keitä pitääkin.

Kun aihe on päätetty, suunnittele webinaarin rakenne ja läpikäytävät asiat. Tärkeintä on pohtia, mihin kysymyksiin webinaarissa annetaan vastauksia. Mitä-miksi-miten -logiikka toimii tässä erinomaisesti.

 

Hanki tarvittavat työkalut

Et välttämättä tarvitse studiotason laitteita webinaarin pitämiseen, mutta sinun kannattaa silti panostaa hyvään webinaarisovellukseen ja laadukkaaseen mikrofoniin.

Webinaarisovellus

Jos yritykselläsi ei ole vielä käytössä webinaarityökalua, tulee sellainen hankkia. Suurin osa webinaarityökaluista on kuukausimaksulllisia lisenssejä, joiden hinta määrittyy tavallisesti käyttäjä- ja osallistujamäärien mukaan.

Kalleinta lisenssiä ei välttämättä kannata ostaa heti alkuun, varsinkaan, jos et osaa vielä arvioida, kuinka paljon webinaariosallistujia tulet jatkossa saamaan paikalle. Kaikissa webinaarityökaluissa on mahdollisuus myös nostaa lisenssitasoa myöhemmin, kun webinaarien osallistujamäärät kasvavat.

Markkinoilla on paljon hyviä webinaarityökaluja. Itse suosimme niistä tällä hetkellä Zoomia, joka on suhteellisen toimintavarma ja helppokäyttöinen webinaariyökalu. Myös esimerkiksi GoToWebinar, Webinarjam ja Webinarninja ovat oivallisia valintoja.

Mikrofonit

Toki voit myös hoitaa webinaarin vaikka nappikuulokkeiden mikrofonilla, mutta hyvä mikrofoni tekee äänenlaadulle ihmeitä. Tässä muutama hyvä mikrofoni webinaarikäyttöön:

Rode PodMic

Blue Yeti

Rode NT USB

 

Esitystavan suunnittelu

Webinaarin esitystapoja on olemassa erilaisia, ja tapa kannattaa valita webinaarisisällön perusteella.

Tyypillisimmin esittäjä jakaa näytöltään esitysmateriaalinsa, jotta osallistujien on helppo seurata webinaarin etenemistä. Mutta esitysmateriaali ei ole toisaalta ole mitenkään välttämätön: webinaari voidaan myös toteuttaa esimerkiksi Q&A-tyyppisenä toteutuksena, jossa mukana on vieraita, joita webinaarin vetäjä haastattelee.

Kysymysten laatimisessa on hyvä osallistaa webinaariin ilmoittautuneita jo ennakkoon ja pyytää heiltä toiveita webinaarissa käsiteltäviin kysymyksiin.

Myös Q&A-tyyppisessä webinaarin etenemistä voi aikataulusta ja aiheessa pysymistä edesauttaa, jos mukana on jonkinlainen esitysmateriaali. Vähintäänkin on hyvä käydä läpi alussa esityksen avulla webinaarin agenda.

 

Laadi hyvä esitysmateriaali

Hyvä esitysmateriaali helpottaa sekä webinaarin esittäjää että yleisöä pysymään tilanteen tasalla.

Tässä käytännön vinkkejä esitysmateriaalin laadintaan:

 

Käy läpi alussa webinaarin agenda

  • Selkeä agenda ja sen läpikäyminen antaa osallistujalle kuvan siitä, mitä tuleman pitää. Jos keräät webinaarin aikana osallistujilta kysymyksiä, alussa on myös hyvä ohjeistaa esimerkiksi siitä, että kysymyksiin vastataan webinaarin lopussa.
  • Jos et näytä videokuvaa puhujista, niin lisää puhujien kuvat esityksen alkupuolelle ja vedä lyhyet esittäytymiset.

Käytä visuaalisia elementtejä

  • Kuvat, infografiikka ja muu kuvitus auttavat osallistujaa hahmottamaan kokonaisuuksia ja helpottavat webinaarin seuraamista.
  • Käytä otsikkokalvoja kohdissa, joissa siirrytään seuraavaan osa-alueeseen.
  • Pidä huolta tekstin luettavuudesta. Jos käytät esimerkiksi tekstiä taustakuvien päällä, varmista, että teksti on selkeästi luettavissa. Muokkaa taustakuvan sävyjä niin, että teksti erottuu riittävän hyvin taustasta.
  • Varmista tekstien helppo silmäiltävyys. Korosta teksitstä esimerkiksi lihavoinnilla tai taustavärillä tärkeimpiä pointteja.

Harjoittele ja “puhu” esitys läpi useampaan kertaan

Harjoittele esitys läpi useampaan kertaan ja kirjoita itsellesi muistiin vähintään tukisanat per kalvo. Pyri kuitenkin välttämään suoraan paperista lukemista, sillä tällöin ulosannista ja puhumisen rytmistä voi tulla liian jäykkää.

Jos webinaaria on vetämässä useampi henkilö, sopikaa jo etukäteen työnjaosta. Näin vältetään hämmennystä ja päällepuhumista webinaarin aikana.

Ota aikaa ja katso onnistuuko webinaarin läpivienti sille varatussa ajassa. Yleisimmin webinaarit ovat kestoltaan puolesta tunnista tuntiin.

Happotestaa esitysmateriaali kollegalla

Jaa esitysmateriaalisi esimerkiksi kollegallesi tai käy materiaali hänen kanssa läpi. Saat varmasti hyviä huomioita esitysmateriaalin viimeistelyyn.

 

Markkinoi webinaaria

Aktiivisella markkinoinnilla varmistat, että saat webinaariisi kuulijoita paikalle. Valjasta sekä omat kanavasi (kuten verkkosivusto, yrityksen markkinointirekisteri ja sosiaalisen median kanavat) että maksetun mainonnan kanavat (kuten Facebook, Instagram, LinkedIn ja Google) webinaarisi promoamiseen.

Kutsu mukaan nykyiset asiakkaasi ja aktivoi yrityksesi henkilöstö jakamaan tietoa webinaarista omille verkostoilleen.

 

Sisällytä markkinointiviestiin ainakin seuraavat tiedot:

  • Mitä? → webinaarin aihe
  • Milloin? → webinaarin ajankohta
  • Miksi? → kiteytä miksi webinaariin kannattaisi osallistua
  • Kenelle? → kerro kenelle erityisesti webinaari soveltuu
  • Miten? → ohjeet ja linkki ilmoittautumiseen, onko kyseessä maksullinen vai maksuton webinaari jne.

Muistuta ilmoittautuneita lähestyvästä webinaarista

Kun olet saanut ilmoittautumisia, varmista, että mahdollisimman moni muistaa saapua linjoille.

Suurimmasta osasta webinaarityökaluja löytyy mahdollisuus lähettää automaattisia muistutusviestejä ilmoittautuneiden sähköpostiin. Voit myös integroida webinaarityökalun uutiskirje- tai markkinoinnin automaatiojärjestelmääsi ja lähettää automaattiviestit sitä kautta.

Muistuttamalla ilmoittautuneita parannat todennäköisesti myös webinaarin osallistumisprosenttia.

 

2. Webinaarin aikana

Webinaaripäivänä on hyvä varata kalenterista aikaa valmisteluille ennen h-hetkeä. Testaa webinaarisovelluksessasi, että äänet toimivat (mikrofonin sisääntulo) ja esitysmateriaalisi jako toimii.

Varmista myös, että ennen kuin laitat webinaarin käyntiin, on webinaarisovelluksen tallennus päällä. Näin vältyt siltä, että joudut vetämään webinaarin uudestaan nauhalle toimittaaksesi tallenteen ilmoittautuneille.

Pysy suunnitelmassasi äläkä hätkähdä teknisten ongelmien edessä

Pyri etenemään etukäteen laaditun suunnitelman mukaan. Toki aina voi tulla hyviä ideoita tai täydennyksiä mieleen webinaarin aikana ja voit toki myös soveltaa “lennosta”. Mutta älä anna hetken viedä liikaa, koska muuten webinaarin rakenne ja jouhevuus voivat kärsiä.

Teknisiä haasteita voi aina tulla vastaan, mutta tärkeintä on ottaa rauhallisesti ja huomioida jo etukäteisvalmisteluissa varasuunnitelmaa teknisten haasteiden varalle.

Tässä muutama vinkki:

Tietokone

  • Varmista, että tietokoneessasi on riittävästi akkua ja laturi on kiinni seinässä.
  • Sulje tietokoneeltasi kaikki muut ohjelmat ja selainikkunat mitä et tarvitse webinaarin aikana. Muista myös sulkea kaikki sellaiset dokumentit, joita et halua vahingossakaan webinaarin osallistujien näkevän.

Nettiyhteys

  • Jos nettiyhteys alkaa toimistolla pätkimään, varaudu esimerkiksi jakamaan puhelimesi nettiyhteys tietokoneellesi.
  • Sovi kollegojesi kanssa, että webinaarin aikana vältettäisiin esimerkiksi suurien tiedostojen lataamista. Jos vaikka samaan aikaan useampi henkilö toimistolla lataa verkosta suuria tiedostoja, voi nettiyhteys mennä helposti juntturaan.

Kuva ja ääni

Jos mahdollista, olisi webinaarissa hyvä olla mukana puhujien lisäksi henkilö, joka toimia teknisenä apuhenkilönä ja seurata, että kuva ja ääni toimivat.

Anna osallistujille mahdollisuus kysyä kysymyksiä

Webinaarin loppuun on hyvä varata riittävästi aikaa mahdollisille kysymyksille. Webinaarityökaluissa on tyypillisimmin jonkinlainen chat- tai viestitoiminnallisuus, jonka kautta osallistujat voivat lähettää kysymyksiä.

Hyödynnä kyselyitä webinaarin aikana

Monissa webinaarityökaluissa on mahdollisuus lähettää osallistujille kyselyitä, joihin he voivat vastata webinaarin aikana. Kyselyiden avulla voit osallistaa kuulijoita ja saat myös kiinnostavaa tietoa osallistujien näkemyksistä ja kokemuksista.

 

3. Webinaarin jälkeen

Lähetä ilmoittautuneille videotallenne webinaarista ja pyydä palautetta

Osa ilmoittautuneista ei syystä tai toisesta pääse osallistumaan, joten videotallenne on hyvä lähettää kaikille ilmoittautuneille. Tallennetta kannattaa myös promota webinaarin jälkeen, se toimii hyvänä tapana kerätä liidejä.

Webinaaritallenteen lähettämisen yhteydessä on myös hyvä tarjota osallistuneille mahdollisuus täyttää palautekysely. Näin saat arvokasta tietoa, jota voit hyödyntää tulevien webinaarien suunnittelussa.

Aloita seuraavan webinaarin suunnittelu

Irwinin sanoin “kun on vauhtiin päästy niin antaa mennä vaan”. Aloita seuraavan webinaarin suunnittelu tai jos kyseessä on alunperinkin ollut webinaarisarja, joka koostuu useammasta yksittäisestä webinaarista, muista promota tulevia webinaareja aktiivisesti.

 

Kaipaatko apua webinaarin järjestämiseen? Kysy lisää webinaaripalveluistamme.